Comment efficacement coordonner la gestion des conférenciers en événement virtuel?

 

 

CONTEXTE

Le mandat initial consistait à gérer une conférence médicale prévue pour octobre 2020 et qui devait regrouper plus de 2 000 inscrits en personne, sur une période de 3½ jours, ainsi qu’une exposition. Les éléments du programme comprenaient des sessions plénières, des ateliers, des symposiums accrédités, des sessions simultanées, des sessions par affiches électroniques, ainsi que de la gamification et du réseautage. 

À la mi-mai 2020, en raison de la COVID-19, la décision a été prise de passer à un environnement 100 % virtuel.

Intertask a donc travaillé avec le client sur le choix de la plateforme, tout en gérant les changements inhérents à la planification. Ces changements, qui devaient être accomplis en moins de six mois, ont pris la forme de courriels informatifs transmis aux participants pour les avertir du passage au virtuel, de l’adaptation du programme, de la gestion des communications auprès des conférenciers, du réalignement des opportunités de commandites, de la gestion de l’exposition virtuelle, du processus d’ajout de contenu sur la plateforme, sans oublier l’assistance durant l’événement. 

 

DÉFIS

L’un des plus grands défis a été la gestion des conférenciers. En effet, les échéances du programme ont été modifiées, réduites et finalement compressées. Les informations sur les sessions, généralement finalisées en août, étaient encore mises à jour début octobre. Ces retards inévitables dans la finalisation des choix de conférenciers, des types de sessions et d’autres aspects du programme ont mis l’équipe de gestion des conférenciers en retard d’environ 2½ semaines. Par conséquent, il ne restait qu’une période de  3½ semaines pour mettre en place et terminer toutes les répétitions des conférenciers et des modérateurs ainsi que les pré-enregistrements des 137 sessions uniques sur la plateforme. 

Au cours de la première semaine, l’équipe d’Intertask a rencontré deux autres obstacles dans la gestion des conférenciers. Le premier a été le souhait des conférenciers de ne pas pré-enregistrer leurs sessions en groupe. Ceci a considérablement fait augmenter le nombre de sessions nécessaires pour les pré-enregistrements. Le deuxième obstacle a été la possibilité pour les conférenciers de présenter dans trois formats différents soit : en direct avec questions et réponses (Q&A) ; en Simu-live avec Q&A ; ou en Simu-live avec des Q&A sous forme textuelle. Cela a fait passer le nombre d’enregistrements/répétitions potentiels de 137 à plus de 400.

(Simu-live est une session préenregistrée qui est diffusée à une date et une heure précises, donnant au public l’illusion qu’elle se déroule en direct).

Il a donc fallu coordonner les horaires de plus de 400 conférenciers en s’assurant d’aligner leurs horaires sur ceux du producteur de la plateforme tout en confirmant le format dans lequel les conférenciers présenteraient. 

Les enregistrements individuels de chaque session devaient par la suite être édités ensemble par les équipes de production, puis révisés par l’équipe d’Intertask et le client avant d’ouvrir la plateforme aux délégués.

À l’origine, trois responsables de la gestion des conférenciers avaient été assignés au projet.

 

SOLUTIONS

 

Agrandir l’équipe de gestion des conférenciers 

L’équipe de gestion des conférenciers est donc passée de trois à cinq gestionnaires, et chacun d’entre eux était en charge de sessions spécifiques. 

Ainsi, les conférenciers ont toujours eu affaire à la même personne, par courriel ou par téléphone, pour répondre à leurs questions et coordonner tous les éléments à fournir, tels que : 

• La photo;
• La biographie;
• Les coordonnées des personnes à contacter et de leurs remplaçants;
• les autorisations et les dérogations;
•  L’inscription, le processus de soumission des présentations ainsi que la date de soumission;
•  Les horaires des répétitions, d’enregistrement et de participation à la conférence en direct.

 

Prolonger les plages horaires d’enregistrement

Suite à l’ouverture de la plateforme aux conférenciers, et avec presque aucune confirmation d’horaire d’enregistrement de la part des conférenciers, les heures d’enregistrement disponibles ont été prolongées de deux heures chaque jour (08:30-21:00, du lundi au vendredi) pendant trois semaines. Les horaires d’enregistrement ont également été ouverts de 9h00 à 18h00 durant le long week-end de l’action de Grâce.

Lorsque la majorité des conférenciers ont indiqué qu’ils souhaitaient accéder à la plateforme durant la semaine précédant le début de la conférence, une troisième salle d’enregistrement/répétition a été ajoutée pour répondre à leur demande. 

Les membres de l’équipe ont assisté aux enregistrements et aux répétitions de leurs sessions respectives pour s’assurer que les paramètres de la session étaient respectés et pour valider que les attentes étaient comprises (par exemple, le temps de parole alloué). Ils se sont aussi assurés que les conférenciers utilisaient le meilleur navigateur web, qu’ils avaient prétesté leurs webcams et le son de leur ordinateur, et qu’ils avaient soumis leur présentation avant l’enregistrement et/ou la répétition. Toutes ces mesures ont permis d’atténuer les préoccupations en vue du jour J.

 

Se préparer pour les sessions en direct

Afin d’atténuer le stress du Jour J, un membre de l’équipe était présent à chaque session pour accueillir les conférenciers et assurer la liaison avec l’équipe de production. Ceci a permis de vérifier que tous les aspects techniques fonctionnaient et que les présentations étaient prêtes.

 

S’équiper des bons outils

Les outils suivants ont été utilisés pour soutenir l’équipe de gestion des conférenciers.

 

1. Airtable 

Cette base de données sur le cloud a été utilisée pour héberger toutes les informations sur les conférenciers et les détails de leurs sessions. Les filtres personnalisables ont permis à chaque responsable d’équipe d’avoir sa propre vue des données à gérer, tout en ayant une image globale de l’événement, en temps réel et accessible à toute l’équipe. 

Au fur et à mesure que de nouveaux besoins étaient identifiés, des fonctionnalités pouvaient être facilement ajoutées.

 

• La suite Google

Le tableau Excel partagé sur le cloud (Google Sheet) était utilisé par l’équipe de gestion des conférenciers et l’équipe de production pour programmer l’accès à la plateforme et notamment pour les enregistrements et les répétitions. Il s’agissait du document de référence pour cette liste toujours croissante d’URL uniques par session.

 

• Dropbox

Le dossier dropbox dédié à l’événement a été extrêmement utile pour rassembler les présentations, sans avoir à accéder à plusieurs plateformes de partage de fichiers. L’équipe de gestion des conférenciers a partagé l’accès avec l’équipe de production qui a facilement pu télécharger les présentations sur la plateforme. Le processus a été bénéfique car il n’était pas nécessaire de compresser les fichiers trop volumineux, et de devoir gérer les envois par email. 

 

POINTS IMPORTANTS À RETENIR

 

• Les délais et l’aisance de présentation sont différents dans un environnement virtuel. Même pour les conférenciers ayant de l’expérience dans un contexte d’événements en personne, il peut s’avérer difficile de passer aux présentations de type virtuel/à distance. Par exemple, les modifications de dernière minute apportées à la présentation ne peuvent pas être prises en charge par le technicien au fond de la salle et être prêtes dans un délai de dix minutes. Les problèmes techniques ne peuvent pas être résolus aussi rapidement que lors d’une conférence en personne, car ces problèmes ne sont pas forcément dû à la plateforme : il peut s’agir de problèmes liés à Internet, à l’ordinateur ou à la connexion du conférencier.

 

• L’élaboration d’un plan de gestion des risques qui prévoit divers scénarios et des messages clés préalablement approuvés.

 

• Le chemin critique est un indispensable. Fixez-vous des objectifs et des délais réalistes et réalisables, tout en gérant les attentes des différentes parties impliquées. Fixez des délais fermes et indiquez les conséquences en cas de non-respect. 

 

• L’importance d’un document détaillant le déroulement exact de l’événement : lorsque vous avez plusieurs intervenants par session qui sont autorisés à enregistrer dans plusieurs formats, un document reprenant le déroulement détaillé de la conférence est impératif.  Ce document doit être partagé avec l’équipe de production et ce, pour chaque session afin qu’ils puissent facilement suivre le déroulement/ordre de la session. L’enregistrement final n’en sera que plus fluide.

 

• Les informations de contact : Pour les conférenciers, fournir un numéro de téléphone devrait être une exigence. Il s’agit d’un élément essentiel pour pouvoir communiquer avec les conférenciers qui ne se présentent pas aux enregistrements, aux répétitions ou encore le jour de l’événement.

 

• La mise en place d’un réseau de communication pour le jour J est cruciale. Les parties prenantes doivent recevoir des mises à jour constantes et être informées des problèmes et des solutions en temps réel. Nous avons créé un réseau dont le chef de projet était le pivot, avec des canaux vers l’équipe technique, la salle d’attente des conférenciers (pour communiquer avec notre équipe de gestion des conférenciers), et l’équipe de projet du client.

Ce processus peut sembler excessif, mais cela permet de communiquer immédiatement avec les ressources clés : l’équipe technique qui contrôlait l’ensemble de la plateforme, les conférenciers, l’équipe qui surveillait chaque session et le chargé de projet principal qui devait répondre aux questions des clients et du président du programme scientifique.

 

• Le plan de communication pour les conférenciers : Enfin, après avoir accueilli plus de 800 intervenants pour des enregistrements, des répétitions et des journées en direct sur deux plateformes différentes, la mise en place d’un plan de communication spécifique pour les conférenciers est primordiale. D’après notre expérience, la plupart des gens lisent les premières lignes d’un courriel, puis survolent le reste, passant souvent à côté de détails et d’informations importantes. La recette du succès de la gestion des conférenciers consiste donc à rédiger des courriels courts, précis et ciblés.

Il est important de fournir aux conférenciers des messages clairs et cohérents concernant les exigences, les délais et les résultats attendus en fonction de la dynamique de leur session. Ce message doit commencer par l’appel à résumés et la sélection des conférenciers et se poursuivre jusqu’aux évaluations post événement.

 

RÉSULTATS

Plus de 2 000 personnes se sont inscrites et ont participé au congrès. 

Malgré le calendrier de planification abrégé et les difficultés rencontrées lors de la gestion des conférenciers, le client a reçu des commentaires élogieux de la part des participants. 

 

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