Unir vos forces: Est-ce qu’une réunion conjointe est la solution qu’il vous faut?

Réunion conjointe: les avantages et inconvénients

Bien que les réunions conjointes ne soient pas un choix habituel pour de nombreuses associations, elles représentent un réel avantage pour votre groupe. Afin que vous puissiez décider si les conférences ou réunions conjointes correspondent à vos besoins, les experts en congrès de chez JPdL International ont rassemblé les avantages ainsi que les défis que peuvent impliquer l’organisation d’une réunion conjointe.

AVANTAGES

• Élargissez vos horizons. Si votre conférence en était une de petite taille jusqu’à maintenant, vous associer avec des associations d’autres provinces, états ou pays vous permettra d’augmenter le rayonnement de votre conférence ainsi que sa valeur éducative Cela transformera donc votre conférence en un évènement incontournable dans votre domaine.
• Augmentez votre nombre d’adhésions. Les conférences conjointes constituent une excellente fondation sur laquelle vous pouvez bâtir la valeur d’une adhésion à votre association auprès des membres potentiels. Vous offrirez donc plus de contenu et de meilleure qualité, tout en créant des opportunités de réseautage pour vos participants. Ils seront de ce fait plus susceptibles de joindre votre organisation.
• Augmentez la participation à votre conférence et son impact. Augmenter la participation à votre conférence devient plus facile lorsque vous vous associez avec une ou des associations de domaines parallèles. Réunir tous vos membres simultanément crée un plus grand réseau et les bénéfices issus du partage des outils promotionnels facilitent la sensibilisation à l’évènement et en augmentent ainsi les chances de réussite.
• Plus de budget = plus de possibilités. Le fait de rassembler les fonds et efforts de plusieurs associations offre une plus grande flexibilité budgétaire, plus d’argent et augmente vos chances d’obtenir des commandites qui soutiendront votre conférence ou votre événement.
• Optimisez la synergie entre les associations qui partagent des idées similaires. Une conférence conjointe regroupant plus d’une association donne une chance à tous les membres de partager des idées et de créer une plus grande communauté.

INCONVÉNIENTS (OU COMME NOUS AIMONS LES APPELER : DÉFIS)

Même si les conférences (conjointes) offrent de nombreux avantages, elles impliquent de relever quelques défis:

• Trouver un consensus. Parce qu’il y a plus d’une association impliquée dans le processus de planification, des désaccords peuvent survenir au cours des étapes de développement. Que ce soit concernant la programmation, le budget, les responsabilités, etc.
• Les professionnels de chez JPdL affirment que la clé afin de trouver le consensus est la gestion et la gouvernance du regroupement. Engager un organisateur d’évènement professionnel peut vous aider à trouver l’équilibre afin de satisfaire les besoins de tous, incluant les participants.
• Responsabilité financière. Les réunions conjointes impliquent également le partage des retombées financières de l’évènement. Un organisateur de conférence professionnel peut agir en tant que médiateur afin d’aider les deux associations à trouver une entente qui les satisfera toutes deux.

Les organisateurs de conférence de chez JPdL International sont là pour aider les associations comme la vôtre à gérer ces défis et proposer des solutions pour faire en sorte que votre réunion conjointe soit un événement auquel les membres auront, chaque année, hâte de participer.